Operazioni con parti correlate, si cambia / Seconda parte

Dal 1° luglio 2021 entreranno in vigore talune rilevanti modifiche al Regolamento n. 17221 del 12 marzo 2010 in materia di operazioni con parti correlate (il “Regolamento OPC”). Qui pubblichiamo la seconda parte del nostro approfondimento.

Per la prima, leggere qui.

Il secondo nodo di interesse per l’agire concreto dell’amministratore indipendente riguarda l’obbligo per le società di dotarsi di procedure di verifica della corretta applicazione dei casi di esenzione per operazioni di maggiore rilevanza ordinarie e a condizioni di mercato o standard con parti correlate, senza che le parti correlate partecipino a tale valutazione.

Tale compito è attribuito agli “amministratori che esprimono pareri sulle operazioni con parti correlate”, ossia agli amministratori indipendenti.

Per consentire tale verifica è stato previsto che:

• le società devono comunicare anche agli amministratori indipendenti chiamati ad esprimere il proprio parere sulle operazioni con parti correlate, oltre che alla Consob, la controparte, l’oggetto, il corrispettivo delle operazioni di maggiore rilevanza ordinarie concluse a condizioni equivalenti a quelle di mercato o standard nonché le motivazioni per le quali si ritiene che l’operazione sia ordinaria e conclusa a condizioni equivalenti a quelle di mercato o standard, fornendo oggettivi elementi di riscontro, entro sette giorni dall’approvazione dell’operazione; ciò al fine di procedere alla verifica della corretta applicazione delle condizioni di esenzione delle operazioni di maggiore rilevanza ordinarie e a condizioni di mercato o standard con parti correlate, senza che le parti correlate partecipino a tale valutazione;

• le società devono informare con specifico flusso informativo periodico – con periodicità almeno annuale – e almeno con riferimento alle operazioni di maggiore rilevanza esentate al fine di consentire ai medesimi amministratori che esprimono pareri sulle operazioni con parti correlate lo svolgimento di un esame ex post sull’adeguatezza delle procedure, anche al fine della loro revisione periodica, e/o sull’applicazione dei casi di esenzione, anche attraverso procedure di selezione campionaria delle OPC da esaminare.

Ulteriori presidi che coinvolgono l’agire dell’amministratore indipendente

Ulteriori interventi in materia di procedure hanno riguardato la precisazione di alcuni obblighi quali:

• l’espressa previsione del dovere del comitato di amministratori indipendenti di verificare preventivamente l’indipendenza dell’esperto eventualmente selezionato e qualificato come indipendente;
• la tempestività del coinvolgimento del comitato di amministratori indipendenti nella fase delle trattative e nella fase istruttoria di un’operazione di maggiore rilevanza, attraverso la ricezione di un flusso informativo completo e aggiornato, con facoltà di chiedere informazioni e formulare osservazioni agli organi delegati e ai soggetti incaricati della conduzione delle trattative o dell’istruttoria;
• l’espressa previsione dell’obbligo di allegare il parere del comitato degli amministratori indipendenti al verbale delle riunioni di detto comitato.

In conclusione, le società si dovranno adeguare introducendo o implementando procedure che siano in grado di “catturare” ex ante le operazioni con parti correlate, qualificando quelle esenti e quelle che invece richiedono il parere preventivo degli amministratori indipendenti. Esse dovranno anche intervenire predisponendo procedure e flussi informativi che consentano la verifica ex post da parte degli amministratori indipendenti.

Questi ultimi infatti si confermano essere il fulcro delle operazioni con parte correlate, e in generale delle situazioni in cui è possibile che sorgano conflitti di interessi potenzialmente dannosi per azionisti e stakeholders. In questo ruolo così delicato che compete agli amministratori indipendenti essi costituiscono il presidio delle operazioni potenzialmente in conflitto ma sono anche spesso a valle del processo decisionale che all’interno dell’azienda fa sì che le varie funzioni (es. compliance) portino le operazioni alla loro attenzione.

Sono certamente fondamentali il flusso informativo ex post che essi devono ricevere dalla società e la qualità di detto flusso, anche sotto il profilo della responsabilità degli amministratori indipendenti. Infatti, il portato di ciò potrebbe essere una maggiore responsabilizzazione degli amministratori indipendenti, che comunque – proprio in quanto indipendenti – sono anche outsider nel senso che vivono la prevalenza della loro vita professionale fuori dall’azienda (il che consente loro quell’indipendenza che l’essere organico alla società difficilmente permetterebbe), richiede anche una particolare sensibilità e capacità di ricezione di tutto quanto avviene nelle occasioni delle riunioni istituzionali (consiglio di amministrazione, comitati, organismo di vigilanza).

Concludendo, non si può che valorizzare allora un altro set di caratteristiche che le previsioni normative via via precisano intorno alla figura dell’amministratore indipendente. Egli non solo deve avere quell’autonomia di giudizio, che peraltro deve essere qualità/criterio trasversale – richiesta, senza distinzioni, a tutti i membri dell’organo di gestione (la c.d. independance d’esprit), anche degli esecutivi – ma deve essere in possesso di specifici requisiti, non solo di onorabilità, professionalità, competenza ed esperienza  ma anche di onestà, integrità e dedizione di tempo. A quest’ultimo riguardo il richiamo va da ultimo al Documento di consultazione sulle disposizioni della Banca d’Italia in materia di “Procedura di valutazione dell’idoneità degli esponenti di banche, intermediari finanziari, confidi, istituti di moneta elettronica, istituti di pagamento e sistemi di garanzia dei depositanti”. Infine, serve una buona dose di coraggio.