Il “doppio” comitato di controllo interno delle società quotate
La figura degli amministratori indipendenti ha assunto da qualche anno un ruolo centrale nel dibattito scientifico sulla governance societaria. E sono ormai pochi i professionisti che ne mettono in dubbio l’utilità: laddove infatti i consiglieri indipendenti riescano ad interpretare il loro ruolo con diligenza e capacità possono migliorare il governo societario, assicurando una maggiore ponderazione delle decisioni più impegnative ed un ruolo di garanzia nel complesso sistema dei controlli interni, nella duplicità delle proprie funzioni di advisory e monitoring.
Tuttavia, anche alla luce degli interventi normativi dello scorso marzo, è innegabile il configurarsi di una crescita confusa e disarmonica degli adempimenti in materia di controllo gravanti sui consiglieri indipendenti, alimentato tanto dalla normativa primaria (primo tra tutti il Decreto legislativo 27 gennaio 2010, n. 39 concernente l’ “Attuazione della Direttiva 2006/43/CE relativa alle revisioni legali dei conti annuali e dei conti consolidati“) quanto dalla normativa secondaria (si pensi al Regolamento Consob del 12 marzo 2010 recante disposizioni in materia di operazioni con parti correlate) e dalle raccomandazioni contenute nei codici di autodisciplina.
I poteri del Comitato
Fermo restando il potenziale rafforzamento dei poteri attribuiti al comitato per il controllo interno dal Regolamento Consob per le operazioni con parti correlate, ci pare invece interessante analizzare alcune disposizioni del Decreto sulla revisione legale dei conti e l’impatto che le medesime produrranno sul ruolo del suddetto comitato e, dunque, sugli amministratori indipendenti, in termini di riduzione dei poteri ai medesimi attribuiti, almeno per ciò che concerne quelli che l’art. 16 del suddetto decreto definisce “enti di interesse pubblico” (ovvero, tra l’altro, banche, assicurazioni, società di gestione del risparmio, società quotate, etc.).
Il decreto ha dato attuazione alla Direttiva 2006/43/CE del Parlamento Europeo e del Consiglio del 17 maggio 2006 in materia di revisione legale dei conti annuali e dei conti consolidati, raccogliendo in un unico testo normativo le disposizioni in materia di revisione legale.
Tale decreto introduce infatti nei confronti degli enti di interesse pubblico nuove disposizioni in materia di:
– soggetti legittimati ad esercitare l’incarico di revisione legale;
– durata dell’incarico di revisione;
– requisiti di indipendenza;
– obblighi specifici di trasparenza a carico dei revisori;
– attribuzione all’organo di controllo del ruolo di “comitato per il controllo interno e la revisione contabile”, con specifiche competenze in materia di informazione finanziaria, sistema di controllo interno e revisione legale.
Con riguardo a tale ultima previsione, la Direttiva aveva offerto diverse ipotesi in merito alla composizione di tale comitato, prevedendo altresì all’articolo 41 comma 5 la possibilità che gli Stati membri non rendessero l’obbligatoria l’istituzione ad hoc di un comitato interno per la revisione contabile in relazione a tutte quelle società “aventi un organo che svolge funzioni equivalenti a quelle del comitato interno per la revisione contabile, istituito e operante in conformità di disposizioni vigenti nello Stato membro“.
Il Legislatore italiano, cogliendo tale opportunità, ha scelto di identificare il comitato per il controllo interno e la revisione legale con il collegio sindacale nel sistema tradizionale ovvero, qualora sia stato adottato uno dei modelli alternativi di amministrazione e controllo, con il consiglio di sorveglianza o con il comitato per il controllo sulla gestione, secondo quanto emerge dalla lettura dell’art. 19 comma 2 del Decreto.
Con specifico riferimento al modello tradizionale, tale scelta normativa ha determinato un ampliamento delle funzioni del collegio sindacale, come appare evidente da un confronto con la disciplina contenuta nel codice civile agli artt. 2403 e ss., ed ha altresì attribuito a tale organo istituito nell’ambito di società quotate, funzioni già in larga parte svolte dal comitato per il controllo interno di cui al Codice di Autodisciplina redatto dal Comitato per la Corporate Governance di Borsa Italiana S.p.A.,. con conseguenti problemi di coordinamento e sovrapposizioni di competenze.
Secondo quanto disposto dall’art. 19 del Decreto, il comitato per il controllo interno e la revisione contabile (i.e. il collegio sindacale nelle società che adottano il sistema tradizionale) è chiamato a vigilare su:
– il processo di informativa finanziaria;
– l’efficacia dei sistemi di controllo interno, di revisione interna, se applicabile, e di gestione del rischio;
– la revisione annuale dei conti annuali e dei conti consolidati;
– l’indipendenza del revisore legale o della società di revisione legale, con riferimento specifico alla prestazione di servizi non di revisione all’ente sottoposto alla revisione legale dei conti.
Le prime tre aree di attività rappresentano aree di intervento che vedono coinvolto, sia pure con finalità e tempistiche differenti, anche il comitato per il controllo interno previsto dal Codice di Autodisciplina.
Il processo di informativa finanziaria
Per ciò che concerne il processo di informativa finanziaria, si può certamente affermare che la vigilanza esercitata in tale ambito dal collegio sindacale debba avere ad oggetto non tanto il dato informativo ma il processo di informativa considerato nel suo complesso, ovvero l’adeguatezza ed efficacia dei processi di produzione delle informazioni inerenti i dati relativi al bilancio di esercizio, al bilancio consolidato, alle relazioni semestrali e trimestrali ed ai relativi comunicati diffusi al pubblico.
Pertanto, con riguardo al processo di informativa finanziaria, il collegio sindacale sembrerebbe ora chiamato tra l’altro a:
– esaminare le procedure interne finalizzate al rilascio di attestazioni da parte del dirigente preposto e vigilare sulla loro effettiva applicazione con l’ausilio del responsabile per il controllo interno;
– valutare il corretto utilizzo dei principi contabili e, nel caso di gruppi societari, la loro omogeneità ai fini della redazione del bilancio consolidato;
– esaminare le eventuali segnalazioni di criticità relative alla progettazione e attuazione di attività di controllo in grado di incidere negativamente sulla capacità di divulgare informazioni finanziarie;
– organizzare incontri periodici con la società di revisione e valutare le eventuali criticità dalla medesima individuate nel processo di informazione finanziaria;
– esaminare e richiedere procedure concernenti la ricezione, il trattamento e la conservazione delle segnalazioni riguardanti il trattamento di tematiche contabili, il sistema dei controlli interni sulla contabilità e la revisione contabile.
Il secondo ambito di vigilanza ha per oggetto l’efficacia del sistema dei controlli interni, affinché venga garantita all’esterno un’informativa finanziaria attendibile, secondo quanto già previsto dall’art. 149 comma 1 lett. c) TUF che affida al collegio sindacale delle società con azioni quotate il compito di vigilare, tra l’altro, sull’adeguatezza del sistema di controllo interno e del sistema amministrativo-contabile.
In particolare, con riguardo alla valutazione del sistema di controllo interno, all’organo di controllo dovrebbe essere attribuito il compito di:
– esaminare la struttura del sistema interno dei controlli e le relative procedure;
– ricevere ed esaminare i piani di lavoro e le relazioni periodiche predisposte dalle funzioni aziendali di controllo (i.e. Risk Management, Compliance, Internal Audit) al fine di verificare l’idoneità del sistema a rappresentare un presidio accettabile rispetto al rischio complessivo;
– ricevere ed esaminare le relazioni del comitato per il controllo interno in merito all’adeguatezza del sistema;
– verificare l’indipendenza, la strutturazione adeguata e le modalità di pianificazione ed esecuzione delle attività da parte del responsabile per il controllo interno;
– verificare la completezza delle attività di audit interno e della compliance e monitorare le attività di follow up delle criticità emerse;
– vigilare sull’approccio alla gestione dei rischi e la relativa organizzazione del responsabile del Risk Management;
– valutare le attività di individuazione, misurazione, presidio e monitoraggio dei rischi.
La revisione legale
Con riguardo infine all’area della revisione legale, il comitato è chiamato a verificare, senza soluzione di continuità, che l’attività sia svolta nel rispetto dei principi normativi e dei principi di revisione posti a suo fondamento, sotto il profilo dell’adeguatezza, della correttezza e dell’efficacia.
Dunque, con riferimento all’attività di vigilanza sul processo di revisione legale, si impone di affidare al collegio sindacale il compito di:
– valutare, congiuntamente al dirigente preposto, il piano di lavoro ed i risultati esposti nella relazione della società di revisione, vigilando sul processo di revisione contabile;
– incontrare periodicamente la società di revisione al fine di vigilare sul suo operato;
– esaminare eventuali comunicazioni della società di revisione al management, ad esempio in relazione a criteri e prassi contabili da utilizzare.
Tralasciando l’analisi delle ben note disposizioni contenute nel Codice di Autodisciplina, in questa sede pare opportuno sottolineare che, per quanto l’attività istruttoria, consultiva e propositiva svolta dal comitato per il controllo interno, in quanto tale, si svolga in un momento temporale differente, la medesima si caratterizza per elementi di sovrapposizione con l’attività demandata al collegio sindacale. Ed è proprio in virtù di tale considerazione che il Codice di Autodisciplina suggerisce la possibilità che alcune attività attribuite al comitato per il controllo interno quali, a titolo esemplificativo, l’esame del piano di lavoro e delle relazioni periodiche predisposte dai preposti al controllo interno o la vigilanza sull’efficacia del processo di revisione contabile siano demandate al collegio sindacale.
Partendo dall’assunto per cui il collegio sindacale non può in alcun modo assurgere al ruolo di organo di “cogestione”, è allora chiaro che per delimitare i rapporti tra tale organo di controllo ed il comitato per il controllo interno nominato nell’ambito del consiglio di amministrazione occorre tener conto della diversa natura delle due figure.
Se infatti al collegio sindacale spetta l’obbligo di vigilare sull’operatività della gestione sotto il profilo della conformità alla legge, all’atto costitutivo nonché al rispetto dei principi di corretta amministrazione, al comitato per il controllo interno sono attribuiti compiti istruttori per il consiglio di amministrazione affinché questo adotti le dovute decisioni.
Alla luce di quanto appena evidenziato in linea generale e del nuovo orientamento affermato dal Legislatore con l’entrata in vigore del Decreto sulla revisione legale, in direzione di un rafforzamento dei poteri del collegio sindacale, potrebbe essere opportuno effettuare un ripensamento sull’attuale strutturazione delle competenze del comitato per il controllo interno quanto meno al fine di escludere tutte quelle aree di attività oggi riconducibili all’organo di controllo, ovvero:
i) la valutazione sull’adeguatezza ed efficacia dei processi di produzione delle informazioni inerenti i dati relativi al bilancio;
ii) la vigilanza sull’efficacia del sistema di controllo interno, della revisione interna e della gestione del rischio;
iii) la valutazione nel tempo del processo di revisione legale, sotto il profilo dell’adeguatezza, della correttezza e dell’efficacia.
ed al contrario mantenere in capo al comitato per il controllo interno le attività che risultano tuttora di competenza del medesimo alla luce di una lettura incrociata delle disposizioni di cui al Decreto e del Codice di Autodisciplina, ovvero:
i) la definizione delle linee di indirizzo del sistema di controllo interno;
ii) l’attività consultiva su specifici aspetti inerenti alla identificazione dei principali rischi aziendali nonché alla progettazione, realizzazione e gestione del sistema di controllo interno;
iii) la valutazione periodica sull’adeguatezza del sistema di controllo interno e la conseguente attività di reporting verso il consiglio d’amministrazione;
iv) lo svolgimento delle ulteriori funzioni di cui esso è incaricato (ad esempio in relazione alla operazioni con parti correlate, anche alla luce della nuova disciplina dettata dal relativo Regolamento adottato dalla Consob il 12 marzo 2010).
